Tipps zu Microsoft Outlook & Emails

1. Eigener Kontakte-Ordner in Outlook

Manchmal ist es sehr nützlich, Privates von Geschäftlichem zu trennen und deshalb mehrere Adreßverzeichnisse zu
verwalten. Um weitere Ordner mit Kontakten in Outlook anzulegen, sind folgende Schritte notwendig:
1. Klicken Sie auf das Posteingangssymbol. Wählen Sie das Menü "Datei" und dort die Menüpunkte "Neu" und "Ordner" aus.
2. Unter der Option "Name: " geben Sie einen Namen für Ihren neuen Kontakte-Ordner an.
3. Unter der Option "Ordner enthält:" wählen Sie "Kontakt-Elemente" aus. Beim Punkt "Ordner wird untergeordneter Ordner von:" stellen Sie den gewünschten Ordner ein und wählen Sie "OK".
4. Sie haben nun einen neuen Kontakte-Ordner angelegt. Damit die in diesem Ordner eingegebenen Kontakte ebenfalls im Outlook-97-Adreßbuch angezeigt werden, gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie den neuen
Kontakte-Ordner.
5. Aktivieren Sie durch einen Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie die Option "Eigenschaften" aus. Wechseln Sie in die Registerkarte Outlook-Adreßbuch und aktivieren Sie die Option "Diesen Ordner als E-Mail-Adreßbuch anzeigen".
6. Im Outlook-Adreßbuch werden nun beide Kontakte-Ordner angezeigt.

2. Notizen in Outlook zu Kalendereinträgen umwandeln

Die kleinen gelben Notizzettel in Outlook sind eine echte Hilfe, um die Papierflut auf dem Schreibtisch zu bändigen. Wenig bekannt ist allerdings der Trick, diese Notizen auch sinnvoll weiter zu bearbeiten. Denn was nützt Ihnen ein wichtiger Terminhinweis, wenn Sie ihn nicht im Terminkalender haben? Den Inhalt der Notiz also noch einmal manuell eintippen? Diese Arbeit können Sie sich mit folgendem Tipp sparen.
Verfassen Sie eine neue Notiz, indem Sie in den Outlook-Verknüpfungen auf das Symbol "Notizen" klicken, dann auf den Menüpunkt "Neu" klicken und in dem jetzt eingeblendetem Notizzettel die gewünschte Notiz erfassen. Ist die Notiz vollständig verfasst, schließen Sie den Notizzettel durch einen Mausklick auf das "X" im rechten Fensterteil der Notiz.
Um die Notiz zu Ihrem Kalender hinzuzufügen, klicken Sie deshalb im Menü auf "Ansicht" und "Ordnerliste". Die Ordnerliste wird angezeigt. Markieren Sie in der Notizansicht die gewünschte Notiz und ziehen Sie diese mit gedrückter linker Maustaste auf den Ordner "Kalender". Das Eingabefenster für neue Termine erscheint. Der
Inhalt Ihrer Notiz ist gleich in der Betreff-Zeile enthalten. Wenn Sie mehrere Zeilen in der Notiz erfasst haben, sind die weiteren Inhalte im Detailfenster hinterlegt, so dass nichts vom Inhalt der Notiz verloren geht.
Es wird bei diesem Vorgang automatisch das aktuelle Tagesdatum verwendet. Deshalb müssen Sie die Einträge "Beginnt" und "Endet" ergänzen. Schließen Sie anschließend mit einem Klick auf "Speichern und schließen", schon ist aus Ihrer Notiz ein Termin geworden. Die Notiz bleibt erhalten, auch wenn sie durch den Termin überflüssig geworden ist. Sie müssen sie also noch manuell löschen.
Wenn aus Ihrer Notiz kein Termin, sondern eine Aufgabe werden soll, gehen Sie genauso vor, wie eben beschrieben. Verschieben Sie die Notiz dann nicht in den Ordner "Termine" sondern in den Ordner "Aufgaben".

3. Terminserien in Outlook erfassen

Eine Terminserie besteht aus einer Reihe von Terminen mit identischem Inhalt. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie einmal in der Woche ein festes Treffen zu einer bestimmten Uhrzeit haben. Der Termin ist derselbe, nur das Datum ändert sich. Ein typischer Fall für Terminserien: Einmal erfasst sind diese Termine immer wieder verfügbar. Um eine Terminserie zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen terminfreien Zeitraum des Kalenders. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag "Neue Terminserie" aus.
Eine Terminserie zeichnet sich durch eine fixe Uhrzeit, eine feste Dauer und die Frequenz der Wiederholung aus. In der Dialogbox "Terminserie" finden Sie als Erstes die Angabe dieser Daten. Tragen Sie im Bereich "Termin" den Beginn und das Ende oder aber die Dauer des Termins ein.
Der Bereich "Serienfolge" beschreibt die Häufigkeit der Termine. Wählen Sie aus, ob diese Serie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich auftreten soll. Der rechte Bereich ändert sich aufgrund ihrer Auswahl. Wählen Sie zum Beispiel einmal die Optionen "Wöchentlich" aus. Der rechte Bereich wechselt auf die Kriterien, die einen wöchentlichen Termin betreffen.
Das Eingabefeld "Jede/Alle" beschreibt, in welcher Frequenz der Termin jeweils auftreten soll. Das Kontrollkästchen mit den Tagesbezeichnungen legt die Wochentage für den Termin fest. Markieren Sie dazu den gewünschten Tag oder die Tage. Der Bereich "Seriendauer" definiert den Anfang und das Ende der Serie. Das Eingabefeld "Beginn" legt das Startdatum fest. Die Optionsschaltflächen bezeichnen das Enddatum. Nachdem diese Vorgaben definiert sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "OK". Die Dialogbox "Terminserie" wird geschlossen, und Sie gelangen zu der Dialogbox "Neuer Termin". Geben Sie hier die restlichen Daten Ihres Termins ein, und schließen Sie die Eingabe über "Speichern und schließen" ab. Outlook ueberträgt die Terminserien nun in den Kalender.

4. Gesprächsnotizen protokollieren

Eine Gesprächsnotiz halten Sie zur späteren Bearbeitung als Journaleintrag fest.
Die Notizen, die Sie während eines Telefongesprächs machen, sollten Sie nicht zu Papier bringen, sondern als Journal-Eintrag in Outlook festhalten. Das hat den Vorteil, dass nebenbei auch Zeitpunkt und Dauer des Gesprächs protokolliert werden.
Sie zeichnen ein Telefonprotokoll auf, indem Sie in den Kontakt-Ordner wechseln und dort den aktuellen Gesprächspartner markieren. Ziehen Sie den Eintrag mit der Maus auf das Symbol Journal in der Outlook-Leiste.
Daraufhin öffnet sich ein neuer Journal-Eintrag, in dem bereits alle Informationen des Kontakts eingetragen sind und Telefonanruf als Eintragstyp ausgewählt ist. Mit den Schaltflächen Zeitmessung beginnen und Zeitmessung beenden halten Sie die Gesprächsdauer fest, während Sie im Bearbeitungsbereich Ihre Notizen eintippen. Dabei darf die Verknüpfung zum Kontakt ruhig gelöscht werden.
Klicken Sie am Ende auf den Befehl Speichern und Schließen.
Zum Einsehen der Gesprächsnotizen öffnen Sie den gewünschten Kontakt und wechseln auf das Register Journal. Dort finden Sie alle Telefonanrufe. Mit der AutoVorschau sehen Sie sofort die ersten Zeilen der zugehörigen Notiz.

5. Ändern des Standardverzeichnisses in Outlook

Im Gegensatz zu allen anderen Microsoft Office-Anwendungen lässt sich der Ordner Eigene Dateien, den Outlook standardmäßig für die Funktionen 'Speichern unter…' und 'Datei einfügen' verwendet, so einfach nicht ändern. Diese Einstellung kann man aber über die Windows Registrierdatenbank verändern.
Öffnen Sie den Registrierungs-Editor, indem Sie im Startmenü den Punkt 'Ausführen' auswählen und in das sich öffnende Fenster den Befehl regedit eingeben. Navigieren Sie im Registrierungs-Editor zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft \Windows\CurrentVersion\Explorer\User Shell Folders. Doppelklicken Sie im rechten Teil des Fensters auf Wert Personal.
Ändern Sie den Wert der Zeichenfolge von 'C:\Eigene Dateien' in den Namen des gewünschten Verzeichnisses. Dann verlassen Sie den Registrierungs-Editor und starten Outlook neu. Die Standardeinstellungen für die Funktionen "Speichern unter…" und 'Datei einfügen' sollten daraufhin geändert sein.
Wendet man Aktualisierungen auf Outlook oder Microsoft Office an, kann es sein, dass man diesen Wert erneut ändern muss.
Aber Achtung: Die falsche Verwendung des Registrierungs-Editors kann Datenverlust oder sogar den Ausfall des Betriebssystems zur Folge haben. Bei der direkten Bearbeitung der Registrierdatenbank ist daher Vorsicht geboten.

Humor:

Email ist für uns alle alltäglich geworden.
Email hier, Email da.
Aber wer von Euch hat schon einmal Email gesehen?
Wer ist Email überhaupt?
Wie sieht Email aus?
Wo lebt Email?
Hier die Antwort: Senor Email

6. Outlook als Dateimanager und Desktop verwenden

Fügt man Verknüpfungen zur Outlook-Leiste hinzu, lässt sich die Zeit minimieren, um auf den Desktop umzuschalten. Outlook selbst kann man als Desktop verwenden, um Programme von hier starten und das Dateisystem durchsuchen. Die Outlook-Leiste enthält nun viele der Verknüpfungen, die sich auch im Startmenü finden. Zunächst muss man sicherstellen, dass man auch die Outlook-Leiste sieht. Dazu klickt man im Menü auf Ansicht - Outlook-Leiste. Um Platz für Verknüpfungen zu schaffen, klickt man mit der rechten Maustaste in die Outlook-Leiste und wählt die Option Kleine Symbole. Um eine Verknüpfung hinzuzufügen, bedarf es eines weiteren Rechtsklicks und der Auswahl des Punktes "Verknüpfung auf Outlook-Leiste".
In dem sich daraufhin öffnenden Dialogfenster ist das Drop-Down-Menü 'Suchen in:' auf 'Outlook' gestellt. Das darunter stehende Feld 'Ordnername:' steht auf 'Posteingang'. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld 'Ordnername', um zu den untergeordneten Ordnern zu gelangen. Wählen Sie einen Unterordner per Doppelklick aus, um ihn zur Outlook-Leiste hinzuzufügen.
Um Datei- oder Programm-Verknüpfungen hinzuzufügen, klicken Sie in das Drop-Down-Menü 'Suchen in...' und wählen die Option 'Dateisystem' . Daraufhin kann man die vorhandenen Programmordner durchsuchen und die gewünschten Verknüpfungen per Doppelklick zur Outlook-Leiste hinzufügen.
Auch Verknüpfungen zu Dateiordnern lassen sich mit Hilfe der Dialogbox 'Zur Outlook-Leiste hinzufügen' erstellen. Der Dateisystem-Browser von Outlook ist umfangreicher als der Windows Explorer.
Mit Outlook als Datei-Explorer kann man ausgehend von einem anderen Root-Verzeichnis suchen , was die Suche nach Dateien erleichtert.
Eine alternative Möglichkeit, Verknüpfungen hinzuzufügen bietet sich, wenn man Ordner- und Programm-Symbole per Drag & Drop einfach aus dem Windows Explorer in die Outlook-Leiste verschiebt.
Will man seine Verknüpfungen neu anordnen, kann man sie einfach mit der Maus an die gewünschte Stelle ziehen. Verknüpfungen lassen sich auch in Gruppen anordnen. Dazu klickt man mit der rechten Maustaste in die Outlook-Leiste und wählt aus den folgenden zusätzlichen Menüpunkten: Neue Gruppe hinzufügen, Gruppe entfernen und Gruppe umbenennen.
Um Kontakte schnell zu finden, kann man die Suchleiste 'Kontakt suchen' verwenden. Für das schnelle Auffinden und Versenden von E-Mail an einen Kontakt, kann man das Kästchen 'Kontakt suchen' verwenden. Diese Suchbox befindet sich links neben dem Hilfe-Symbol der Standard-Menüleiste. Hier kann man einen Namen oder einen Teil des Namens eines Kontakts eingeben, und Outlook gibt eine Liste mit möglichen Entsprechungen aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt und wählen Sie Aktionen - Neue Nachricht an Kontakt. Sollte die Box 'Kontakt suchen' nicht vorhanden sein, kann man sie per Klick auf den Menüpunkt Ansicht - Symbolleisten - Standard sichtbar machen.

7. Empfangene Nachrichten bearbeiten

Diese Funktion lässt sich verwenden, um vorhandene Mails um Erinnerungen, Nachverfolgungsnotizen und Brainstorming-Ideen zu ergänzen.
Zur Bearbeitung einer Nachricht öffnet man diese per Doppelklick in einem eigenen Fenster - diese Funktion ist im Vorschaufenster nicht verfügbar. Daraufhin geht man in der Menüleiste der Mail zum Punkt Bearbeiten - Nachricht bearbeiten. Anschließend darf man nicht vergessen, die geänderte Nachricht zu speichern. Ein nützlicher Trick ist es, seine Änderungen in einer anderen Schrift oder Farbe zu kennzeichnen, oder in Klammern zu setzen, um Zeit zu sparen. Um Nachrichten bearbeiten zu können, müssen diese in einem eigenen Fenster geöffnet werden, nicht im Vorschaufenster von Outlook.

8. Visitenkarte über das Internet versenden

Die vCard steht für elektronische Visitenkarten. Das Kürzel bezeichnet ein Format, mit dem Sie Kontaktinformationen über das Internet verschicken können. Eine solche elektronische Visitenkarte übermitteln Sie als Anlage zu einer E-Mail. Das Besondere dabei: Sie und Ihr Mail-Partner müssen die Kontaktdaten nicht mehr abtippen, sondern können Sie gleich übernehmen.
Um die Daten eines Kontakts als elektronische Visitenkarte zu versenden, benutzen Sie in den Outlook-Verknüpfungen das Symbol Kontakte. Wählen Sie in der Übersicht den Kontakt, für den Sie eine Visitenkarte erstellen wollen.
Rufen Sie das Menü Aktionen auf, und klicken Sie im Untermenü auf den Eintrag 'Als vCard weiterleiten'. Oder drücken Sie die rechte Maustaste, und wählen Sie den Eintrag aus dem Kontextmenü.
Outlook öffnet sein E-Mail-Fenster für eine neue Nachricht. Die vCard wird als Anlage an die Nachricht angehängt. Sie enthält die Daten des ausgewählten Kontakts. Mit einem Doppelklick auf die Visitenkarte sehen Sie die Kontaktinformationen in dem Dialogfeld 'Kontakt'.
Geben Sie in der Nachricht den Namen des Empfängers ein und gegebenenfalls zusätzliche Informationen im Textbereich der Nachricht. Mit einem Klick auf 'Senden' schicken Sie die E-Mail los.

9. Datei-Anhang WINMAIL.DAT entschlüsseln

Wenn Sie eine E-Mail mit einem Anhang "WINMAIL.DAT" bekommen, dann denken Sie vielleicht zuerst an einen Virus.

Tatsächlich ist dies ein schlechtes Zusammenspiel zwischen Outlook und der Software anderer Hersteller und passiert, wenn der Absender Outlook verwendet und die Mail im Rich Text Format mit Anlagen sendet. Dann wird der Anhang in die Datei winmail.dat verpackt und kann nur noch mit speziellen Werkzeugen wie z.B. mit dem Freeware-Tool Fentun von www.fentun.com extrahiert werden.

Generell sollten Sie den Absender bitten, Mails nicht mehr im RTF Format zu senden.

Hinweis:

Alle Tipps und Tricks entstammen eigenen Erfahrungen aus unserer täglichen Praxis oder wurden uns von befreundeten Firmen und Privatpersonen überlassen. Dabei ist nicht auszuschließen, daß uns trotz gegensätzlicher Versicherung Copyright geschützte Texte übergeben wurden.
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